В России с 2015 года учреждено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической сферы. Сейчас сведения о всех постояльцах (внезависимости от гражданства) гостиница отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение подобного обязательства чревато довольно большим штрафом - до 300 тысяч рублей. Администрация гостиницы сама может избирать вариант подачи сведений. Это могут быть как отчётности на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в условиях высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет составляться вручную. Кроме того, следует принимать во внимание, что данные должны быть актуальными, то есть для гарантии своевременной передачи отчетности о постояльцах гостиница вынуждена будет использовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Поэтому, практически все гостиницы вынесли решение совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было выработано несколько специализированных программных продуктов.
Чаще всего управленческая структура гостиницы уже работает со специальными софтами, разрешающими автоматизировать процесс оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс дает возможность сократить время на поселение во много раз. Личный состав гостиницы обучен работе с подобными программами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Между тем проработка нового программного продукта множественным персоналом - довольно сложная процедура. Производители специальной программы для отправки данных о постояльцах контур фмс для гостиниц предлагают эффективное решение. Оператору не требуется вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже имеется на вооружении руководителей гостиницы. Данный процесс совершается в считанные минуты под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощнейшие серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. Вместе с тем хозяйственный субъект, направивший данные фмс имеет постоянный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц сейчас есть возможность проверки сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
